Coraz więcej firm dostrzega wartość w zarządzaniu wiedzą i pomysłami pracowników. Takie podejście umożliwia lepszy przepływ informacji w firmie. Pozwala zaangażować pracowników do wspólnej pracy nad wyzwaniami stojącymi przed firmą, gwarantuje również zebranie dużej liczby istotnych dla firmy pomysłów.
Firmy Innovatika oraz Divante wspólnie realizują projekty wdrażania narzędzi do zarządzania pomysłami, a także wspierają przedsiębiorstwa w rozwijaniu kultury innowacji.
„Wdrożenie wydajnego systemu wspierającego innowacje wymaga zintegrowanych działań. Jeśli chcemy zwiększyć potencjał firmy w zakresie innowacji, samo zaimplementowanie narzędzia informatycznego do zarządzania pomysłami nie wystarczy. To jedynie początek procesu, ciężkiej i ekscytującej pracy. Niezbędne jest równoległe wytworzenie kultury wspierającej innowację, kultury otwartości na wymianę wiedzy, pomysłów, informacji, umożliwienie pracownikom podejmowania ryzyka, uczenia się a własnych błędach oraz edukowanie w zakresie kreatywności i myślenia w sposób niestandardowy. Dopiero takie kompleksowe podejście da nam pewność, że pieniądze i czas, jaki poświęcimy na wspieranie i rozwój procesu innowacji, przyniesie mierzalny efekt w postaci realnych korzyści finansowych i zbudowania przewagi konkurencyjnej.” - Michał Semczyszyn, Divante
W ramach każdego z projektów, na początku współpracy, firma Innovatika przeprowadza sesję warsztatową z zarządem, podczas której diagnozuje się poszczególne elementy systemu innowacyjności organizacji oraz wybiera pierwsze wzywania do kampanii pomysłów. Tematy kampanii są odpowiedzią na aktualne potrzeby firmy. W ten sposób każdy uczestnik programu (innowator) może wspomóc swoimi pomysłami i komentarzami pracę różnych obszarów w organizacji, od marketingu, przez sprzedaż, a kończąc na sprawach administracyjnych.
Kolejnym działaniem jest stworzenie koncepcji Portalu Innowacji, który pozwala efektywnie generować oraz rozwijać pomysły pracowników firmy.
„Do budowy Portalu Innowacji aktywnie włączamy pracowników firm, z którymi współpracujemy. Dzięki temu mają oni realny wpływ na ostateczny wygląd wirtualnego narzędzia. Portal pomaga zarówno zbierać pomysły pracowników, jak i umożliwia pracę nad dalszym ich rozwojem dzięki możliwości komentowania i oceny. Ważnym zadaniem portalu jest również stymulowanie pracowników do innowacyjności oraz dostarczanie im nowej wiedzy na temat metod i technik wspierających kreatywną pracę, zarówno indywidualną, jak i zespołową.” - Łukasz Gałach, Innovatika
Czym jest Portal Innowacji?
Portal Innowacji to miejsce, które stanowi kopalnię wiedzy na temat innowacji w firmie, pomysłów pracowników i rozwijania kompetencji w zakresie kreatywnego myślenia i wdrażania nowych idei. Przypomina on tradycyjny portal społecznościowy, dostępny przez przeglądarkę internetową dla wszystkich pracowników firmy. Portal Innowacji jest tworzony w oparciu o dwa sprawdzone narzędzia Divante – BiznesWiki, do zarządzania wiedzą, i LiveBlend, do zarządzania pomysłami. Dzięki temu Portal Innowacji umożliwia zarówno tworzenie bazy wiedzy o innowacjach (przez managerów innowacyjnych projektów, pracowników wdrażających kreatywne pomysły, bądź innych pracowników), jak i przeprowadzanie kampanii pomysłów.
W przeciwieństwie do biernych aplikacji do zbierania pomysłów typu „skrzynka na pomysły”, na Portalu Innowacji zaimplementowano narzędzie do procesowego zarządzania pomysłami. Procesowe narzędzie do zarządzania pomysłami umożliwia przeprowadzanie kampanii pomysłów, czyli generowania pomysłów przez pracowników w odpowiedzi na konkretne zapytanie (wyzwanie) firmy. W tym przypadku najpierw określane jest konkretne wyzwanie przez Sponsora kampanii. Następnie wszyscy użytkownicy portalu mogą zgłaszać pomysły na przedstawione przez twórcę wyzwanie. Takie rozwiązanie pozwala zaangażować nie tylko osoby kreatywne, zgłaszające pomysły, ale również te o bardziej analitycznych umysłach. Dzieje się tak dzięki możliwości komentowania i oceniania pomysłów innych według określonych kategorii: Zalet/Wad/Uwag.
Kolejnym etapem jest grupowa ocena pomysłów realizowana przez ekspertów, którzy oceniają pomysły według zdefiniowanych wcześniej kryteriów na skali 10 punktowej. Pomysły po wstępnej ocenie przechodzą do nastepnego etapu, w którym wybierane są najlepsze pomysły. Na tym etapie pomocnym dla oceniających narzędziem jest Balans Kryteriów, który umożliwia nadawanie wag poszczególnym kryteriom.
Proces selekcji pomysłów zamyka Raport zawierający statystyki kampanii, listę najlepszych pomysłów do wdrożenia oraz daje możliwość autorowi kampanii wprowadzić dodatkowe komentarze.
Wszystkie zebrane pomysły są przechowywane w archiwum, co gwarantuje łatwy i szybki dostęp do wybranych pomysłów. W ten sposób użytkownicy mogą swobodnie przeglądać zasoby wiedzy zebrane w jednym miejscu.
Jednym z przykładów udanego wdrożenia Portalu Innowacji jest projekt zrealizowany dla Akzo Nobel, czołowego producenta na rynku farb ochronnych i dekoracyjnych. W ramach projektu dla Akzo Nobel, Innovatika wspólnie z Divante wdrożyła zintegrowaną platformę komunikacyjną oraz szereg działań budujących kulturę innowacyjności wewnątrz firmy. Wdrożone oprogramowanie zintegrowano z systemem Active Directory, umożliwiającym pracownikom firmy łatwe logowanie do Portalu Innowacji. Oprogramowanie uruchomiono w środowisku Windows. Zastosowano moduł Fast CGI dla IIS6, uzyskując wysoką wydajność i stabilność działania aplikacji.
„W kluczowym etapie projektu przed pracownikami postawiono pierwsze wyzwania, które zostały wyznaczone w ramach kampanii pomysłów. Do udziału zaproszono ponad 300 pracowników firmy, którzy przez kilka tygodni zgłaszali swoje pomysły oraz rozwijali pomysły innych. Podejście procesowe do zarządzania pomysłami i system kampanii pomysłów bardzo dobrze sprawdziły się w praktyce. Portal Innowacji to rozwiązanie zdecydowanie godne polecenia, jeśli chodzi o kreowanie innowacyjnych rozwiązań, budowanie wewnętrznej bazy pomysłów i wiedzy o innowacjach. Portal stał się cennym elementem wspierającym budowę kultury innowacyjności w naszej organizacji.” - Olga Borkowska, Akzo Nobel